外国人の採用中止・入国取りやめ｜COE返納理由書作成サポート
外国人の採用が中止になった企業へ
在留資格認定証明書（COE）返納理由書作成サポート
海外から外国人を採用するために 在留資格認定証明書（COE）の交付を受けたものの、 その後に採用が中止となったり、 外国人本人が日本への入国を取りやめたりすることがあります。
紙の在留資格認定証明書が手元に残っている場合、 出入国在留管理庁は、 交付を受けた地方出入国在留管理官署へ 原本を郵送または窓口で返納するよう案内しています。
返納時にはCOE原本だけでなく、 申請番号・返納者・申請人との関係・返納理由 を記載した文書を添付します。
川越政伸行政書士事務所では、 採用中止・入国取りやめ等に伴う COE返納理由書の作成、返納先確認、 返納書類の整理をサポートします。
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在留資格認定証明書には、 紙で交付されるものと、 電子メールで交付されるものがあります。
出入国在留管理庁が 原本の返納を案内しているのは紙の在留資格認定証明書です。
電子メールで交付されたCOEについて、 申請人が日本へ入国する予定がなくなった場合は、 出入国在留管理庁は 受領した電子メールを削除するよう案内しています。
そのため、ご相談時にまず 紙のCOEなのか電子COEなのかを確認します。
在留資格認定証明書（COE）とは？
在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility／COE）は、 外国人が日本へ新たに入国して 就労・留学・家族との生活などを行う場合に、 日本で予定している活動が在留資格に該当することなどを あらかじめ確認するための証明書です。
例えば企業が海外在住の外国人を採用する場合、
外国人採用
↓
在留資格認定証明書交付申請
↓
COE交付
↓
海外で査証申請
↓
日本へ入国
という流れになるのが一般的です。
COE交付後に採用が中止になったら？
COEが交付された後でも、 実際に外国人が来日する前に事情が変わることがあります。
このような事情によって 紙のCOEを使用しないことになった場合には、 交付を受けた地方出入国在留管理官署への返納を検討します。
返納先は、 原則としてその在留資格認定証明書の交付を受けた 地方出入国在留管理官署です。
返納方法について、 出入国在留管理庁は 郵送または窓口での返納を案内しています。
COEを返納するときに必要なもの
出入国在留管理庁の案内では、 紙のCOEを返納する場合、 主に次のものを提出します。
返納理由を記載する文書は任意様式ですが、 出入国在留管理庁は 「返納理由書」の参考様式も公開しています。
返納理由書には何を書く？
出入国在留管理庁が公開している参考様式では、 主に次の項目を記載します。
- 返納年月日
- 申請番号
- 返納するCOEの枚数
- 返納者氏名
- 返納者と申請人との関係
- 返納理由
返納理由については、 参考様式に、
- 入国取りやめ
- 写しの提出により上陸
- その他
という区分があります。
採用中止、入社辞退、来日中止などの場合には、 実際の事情に合わせて 返納理由を整理します。
「採用中止」と詳しく説明しなければならない？
必要以上に長い事情説明書を作成する手続ではありません。
一方で、 単に「不要になったため」とだけ記載するのではなく、
採用予定だった外国人が入社を辞退したため
日本への入国を取りやめることとなった
など、 COEを使用しない理由が分かるように整理しておくと分かりやすくなります。
当事務所では、 企業・外国人双方の事情を確認した上で 返納理由書を作成します。
電子COEの場合はどうする？
2023年3月17日から、 在留資格認定証明書を 電子メールで受領する制度が開始されています。
電子COEであれば紙の原本が存在しないため、 紙のCOEと同じように 原本を郵送返納することはできません。
出入国在留管理庁は、 オンライン手続によって電子メールで受領したCOEについて、 申請人が日本へ入国する予定がなくなった場合には、 受領した電子メールを削除するよう案内しています。
既に外国人本人などへ電子メールを転送済みで 取扱いに不安がある場合には、 申請を受け付けた地方出入国在留管理官署へ相談することとされています。
紙のCOEを外国人へ送ってしまった場合は？
紙のCOE原本がすでに海外の外国人本人の手元にある場合は、 まず原本がどこにあるのかを確認します。
入国を取りやめ、 紙のCOE原本を使用しない場合には、 原本を回収できるか確認した上で返納を検討します。
原本を回収することが難しい場合などは、 交付を受けた地方出入国在留管理官署へ 現在の状況を確認する必要があります。
COEの写しで入国した場合にも返納する？
現在は、 紙の在留資格認定証明書について、 原本ではなく写しを利用して査証申請・上陸申請 を行うことができます。
そのため、外国人がCOEの写しを使用してすでに日本へ入国し、 紙のCOE原本だけが企業等の手元に残る場合があります。
この場合についても、 出入国在留管理庁は 紙の原本を交付を受けた地方出入国在留管理官署へ返納するよう案内 しています。
返納理由書では 「写しの提出により上陸」 という区分を使用できます。
COE返納は罰則のある「届出義務」なの？
出入国在留管理庁の公式案内では、 紙のCOEについて 「返納していただくよう、ご協力をお願いいたします」 という表現が使われています。
そのため、 このページでは 「○日以内に必ず返納しなければ罰則になる」 といった案内はしていません。
一方、 採用・入国が中止となり使用しないCOE原本を いつまでも企業や本人が保管しておくより、 公式案内に沿って整理・返納しておくことをおすすめします。
行政書士へ返納理由書の作成を依頼できます
COE返納時に添付する返納理由書は、 地方出入国在留管理官署へ提出する書類です。
川越政伸行政書士事務所では、
までサポートします。
こんな企業様におすすめです
COEまで取得したものの、 本人から採用辞退・来日中止の連絡があった企業様。
会社側の事情により 外国人採用計画を取りやめ、 紙のCOEが手元に残っている企業様。
旧案件を整理した上で、 別の外国人について新しいCOE申請を進めたい企業様。
当事務所のサポートの流れ
料金
| 業務 | 行政書士報酬（税込） |
|---|---|
| 在留資格認定証明書（COE）返納理由書作成サポート 返納対象確認・返納先確認・返納理由書作成・返納書類整理 |
11,000円～ |
在留資格の種類を問わず、 紙の在留資格認定証明書についてご相談いただけます。
※郵送料、COE原本の海外からの返送費、 証明書取得費その他の実費が発生する場合は別途となります。
※複数人分のCOEを同時に返納する場合、 返納理由が複雑な場合等は個別にお見積りします。
返納後に別の外国人を採用する場合もご相談ください
外国人の採用中止は、 必ずしも外国人採用そのものを終了することを意味しません。
例えば、
外国人AさんのCOE取得
↓
Aさんが入社辞退
↓
紙のCOEを返納
↓
外国人Bさんを採用
↓
Bさんについて新しいCOE申請
というケースもあります。
在留資格認定証明書は 外国人本人・予定する活動内容・受入機関等を前提として審査されるもの です。
別の外国人を採用する場合には、 原則としてその方について 新たな在留資格認定証明書交付申請を検討します。
川越政伸行政書士事務所では、 COE返納だけでなく、 次に採用する外国人の在留資格確認・COE申請まで 継続してご相談いただけます。
COE返納だけのご依頼も可能です
「COE申請は会社で行った」
「別の行政書士にCOE申請を依頼した」
「今後外国人を採用する予定はない」
「返納理由書だけ作ってほしい」
という場合でも問題ありません。
在留資格認定証明書の返納理由書作成のみ 11,000円～でご依頼いただけます。
よくある質問
外国人の採用中止で紙のCOEが残っていませんか？
「外国人から入社を辞退された」
「採用計画自体がなくなった」
「外国人が日本へ来なくなった」
「COEの原本だけ会社に残っている」
「返納理由書の書き方が分からない」
という企業様はご相談ください。
在留資格認定証明書（COE）
返納理由書作成サポート
11,000円～
返納後に別の外国人を採用する場合の 新しいCOE申請についてもご相談いただけます。
川越政伸行政書士事務所
山形県寒河江市大字島383-23
行政書士登録番号 第23071191号
申請取次行政書士