山形県で初めて特定技能外国人を採用する企業様へ

特定技能外国人を採用する流れと必要書類
受入れ準備から入社後の手続きまで解説

仕事内容の確認・外国人本人の要件・雇用契約・支援計画・協力確認書・在留資格申請・入社後の届出まで
2026年の制度に合わせて行政書士・登録支援機関が分かりやすく解説します。

初めての特定技能採用でよくあるご相談

「特定技能外国人は、どのような順番で採用する？」
「会社側では何を準備すればいい？」
「技能試験・日本語試験は必要？」
「登録支援機関への委託は必須？」
「内定を出したら、いつから働ける？」
「技能実習生をそのまま特定技能で雇える？」
「2025年から始まった協力確認書とは？」
「入社後の届出は何をすればいい？」

まず結論｜特定技能採用の基本ステップ

① 任せる仕事内容・特定技能分野を確認
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② 会社が受入れ基準を満たすか確認
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③ 外国人本人の試験・経歴を確認
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④ 募集・面接・採用決定
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⑤ 特定技能雇用契約を締結
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⑥ 分野別手続き・協議会等を確認
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⑦ 市区町村へ協力確認書を提出
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⑧ 1号特定技能外国人支援計画を作成
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⑨ 事前ガイダンスを実施
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⑩ 在留資格を申請
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⑪ 許可後に入国・就労開始
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⑫ 入社後の支援・随時届出・定期届出

採用を決める前の確認が重要です

外国人へ内定を出した後に「その仕事は特定技能の対象外だった」「会社側の要件を満たしていなかった」「試験免除の対象ではなかった」と分かると、採用スケジュールに大きな影響が出ます。

① 海外にいる外国人を採用

技能試験・日本語試験の合格者等と雇用契約を締結し、在留資格認定証明書（COE）交付申請を行います。COE交付後、外国人本人が現地の日本大使館・総領事館等で査証を申請し、日本へ入国します。

② 日本にいる留学生・他の在留資格の外国人を採用

留学生などを採用する場合は、「特定技能」への在留資格変更許可申請を行います。卒業見込み、技能・日本語試験、在留状況等を確認します。変更許可前から特定技能の仕事を開始することはできません。

③ 技能実習修了者・他社の特定技能外国人を採用

技能実習から特定技能へ移行する方法や、他社で働く特定技能外国人を中途採用する方法があります。転職の場合も、新しい勤務先・仕事内容を前提とした在留資格変更許可申請が必要になるのが原則です。

確認する内容
・どの事業所で働くか
・どの部署へ配属するか
・1日の主な仕事内容
・関連業務として担当する仕事
・複数業務を兼務するか
・直接雇用か派遣か
・対象となる特定技能分野・業務区分

「製造スタッフ」「ホテルスタッフ」「工場作業員」などの職種名だけでは判断できません。
実際にどの業務へ従事させるのかを具体化して確認することが重要です。

主な確認事項
・特定技能雇用契約が適切であること
・報酬額・労働時間等が日本人と同等以上であること
・労働関係法令・社会保険・税等を適切に処理していること
・欠格事由に該当しないこと
・保証金徴収・違約金契約等がないこと
・支援費用を外国人本人へ負担させないこと
・外国人を支援する体制があること
・1号特定技能外国人支援計画が適切であること
・分野別に求められる基準を満たしていること

一般的な日本語要件の例
・国際交流基金日本語基礎テスト（JFT-Basic）
・日本語能力試験（JLPT）N4以上

技能実習2号を良好に修了した方は試験免除となる場合があります。
ただし「技能実習をしたことがある」というだけで、希望するすべての特定技能分野の技能試験が免除されるわけではありません。技能実習の職種・作業と特定技能の業務との関連性を確認します。

・パスポート
・在留カード（日本在住者）
・技能試験合格証明書
・日本語試験合格証明書
・技能実習修了に関する資料
・評価調書等
・履歴書・職歴資料
・現在の在留状況に関する資料

分野によって必要となる手続きの例
・分野別協議会・受入事業実施法人等への加入
・営業許可・事業所指定等の確認
・分野別誓約書
・受入れ人数の確認
・建設特定技能受入計画の認定
・業界団体への加入
・派遣を行う場合の派遣元・派遣先要件
・対象業務を行っていることを示す資料

2026年に初めて特定技能外国人を採用する企業は要確認

2025年4月1日から、特定技能所属機関は、地方公共団体の共生施策への協力に関する「協力確認書」を市区町村へ提出する仕組みが始まっています。

提出先
・特定技能外国人が働く事業所所在地の市区町村
・特定技能外国人の住居地の市区町村

※事業所と住居が同じ市区町村なら、その市区町村へ提出します。

登録支援機関への委託もまとめて相談できます

特定技能の在留資格申請と、1号特定技能外国人の受入れ後支援を同じ窓口で相談できます。

山形県の登録支援機関サービスを見る

事前ガイダンスで説明する主な内容
・仕事内容・労働条件
・給与・手当・控除額
・住居費
・入国手続き
・支援内容
・相談方法
・保証金・違約金等の確認
・送り出し機関等へ支払った費用の確認

入社後に行う主な対応
・住居地に関する手続き
・社会保険・雇用保険等の手続き
・外国人雇用状況の届出
・生活オリエンテーション
・日本語学習機会の案内
・相談・苦情対応
・定期面談
・雇用契約変更等の随時届出
・支援計画変更等の随時届出
・退職・受入れ困難時等の届出
・年1回の定期届出

2025年4月1日から、特定技能の定期届出は四半期ごとから年1回へ変更されました。

対象期間：毎年4月1日～翌年3月31日
提出期間：翌年度の4月1日～5月31日

外国人本人に関する書類

申請書、顔写真、パスポート・在留カード、履歴書、技能・日本語試験の証明、技能実習関係資料、健康診断関係資料、税・社会保険等に関する資料など。

雇用契約に関する書類

特定技能雇用契約書、雇用条件書、賃金・住居費・控除費用等に関する資料、外国人本人へ雇用条件を説明したことを確認する資料など。

支援に関する書類

1号特定技能外国人支援計画書、事前ガイダンス関係資料、登録支援機関との支援委託に関する資料、支援体制関係資料など。

分野別に必要となる書類

協議会・団体加入関係、営業許可、事業所・施設指定、分野別誓約書、受入れ計画、対象業務を行っていることを示す資料など。

「来月から働いてほしい」と採用を決めても、すぐに働けるとは限りません。
在留資格だけでなく、試験、分野別手続き、協力確認書、支援準備、住居確保、海外側手続き等も考えて採用予定日を設定しましょう。

「初めて特定技能外国人を採用したい」という企業様へ

仕事内容の確認、本人要件、在留資格申請、登録支援機関への委託までまとめてご相談いただけます。

川越政伸行政書士事務所
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